Chức Năng Nhiệm Vụ Phòng Xuất Nhập Khẩu

Xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh mua bán của các công ty trên phạm vi quốc tế. Đây không phải là hoạt động mua bán đơn lẻ mà là một hệ thống các mối quan hệ mua bán phức tạp giữa doanh nghiệp và các đối tượng nước ngoài. Hoạt động xuất nhập khẩu có thể mang lại lợi nhuận kinh tế lớn cho doanh nghiệp nhưng lại tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây thiệt hại lớn, vì chịu sự chi phối của các chủ thể kinh tế nước ngoài mà các doanh nghiệp khó có thể khống chế được.

Giới thiệu phòng xuất nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu được biết đến là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động của chuỗi cung ứng trong các doanh nghiệp có phát sinh các hoạt động kinh doanh mua bán trên phạm vi quốc tế.

Chuỗi cung ứng được hiểu là một hệ thống liên kết nhiều công ty, bao gồm nhiều hoạt động, thông tin, con người và các nguồn lực khác có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến vận chuyển hàng hóa, dịch vụ từ nhà sản xuất, nhà cung cấp đến khách hàng. Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm nhà sản xuất, nhà cung cấp mà còn bao gồm các đơn vị vận chuyển, kho bãi, nhà bán lẻ và khách hàng. Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn trong lĩnh vực xuất - nhập khẩu

Vai trò của phòng xuất nhập khẩu là đảm bảo tài sản của công ty được sử dụng hiệu quả, đồng thời vận dụng lợi thế của công nghệ logistics để tối ưu hóa hiệu quả quá trình vận chuyển hàng hóa.

Nghiên cứu và tìm kiếm thị trường

Nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu là phải tổ chức và quản lý công tác nghiên cứu thị trường xuất nhập khẩu, cũng như tìm kiếm thị trường mới cho công ty.

Nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp có được một hệ thống thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về thị trường. Các thông tin này là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định, lựa chọn đối tác, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng.  >>>> Xem thêm: Mô tả công việc của phòng xuất nhập khẩu

Ngoài việc nghiên cứu thị trường để hiểu rõ thị trường, các chính sách, pháp luật có liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại thì phòng xuất nhập khẩu còn phải hiểu rõ sản phẩm kinh doanh và thị trường nước ngoài. Việc nghiên cứu thị trường sẽ bao gồm cả hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước và nghiên cứu thị trường nước ngoài.

Từ những thông tin thu thập được từ việc nghiên cứu thị trường, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh.

Phương án kinh doanh là một kế hoạch hành động cụ thể cho một giao dịch mua bán hàng hoá hoặc dịch vụ. Đây là cơ sở để phòng xuất nhập khẩu thực hiện các nhiệm vụ, chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để dễ dàng thực hiện và quản lý.

Quá trình lập phương án kinh doanh trải qua các bước sau:

Đánh giá tổng quát và diễn biến thị trường.

Xác định thị trường và khách hàng mục tiêu.

Xác định loại sản phẩm, số lượng và giá cả mua bán.

Xác định hiệu quả kinh tế do phương án kinh doanh mang lại.

Điều hành việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

Sau khi ký kết hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tổ chức thực hiện theo đúng các điều khoản đã ký kết. Thường xuyên theo dõi, quản lý các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, thực hiện các nghiệp vụ ngoại thương và điều hành các chương trình sản xuất theo hợp đồng đã ký của công ty.

Bên cạnh đó, phòng xuất nhập khẩu phải nắm bắt kịp thời tiến độ thực hiện hợp đồng, cũng như tình hình các văn bản đã gửi đi và cập nhật các phản hồi mới nhất của đối tác.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp Hotline: 08. 3636. 1080 Email: [email protected] / [email protected] Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.

Tiếp cận, đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi đã có phương án kinh doanh cụ thể, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành tiếp cận với các đối tác tiềm năng. Kế tiếp trao đổi các thông tin về giá cả, các điều kiện thương mại, đàm phán các điều khoản mua bán và tiến hành ký kết hợp đồng. Quá trình này có thể thực hiện qua email, điện thoại hoặc gặp trực tiếp. >>> Có thể bạn quan tâm: Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu

Khi hai bên đã thông nhất được các điều kiện mua bán thì tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Hợp đồng mua bán ngoại thương được lập thành văn bản, thể hiện sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở các nước khác nhau. Chủ thể ký kết hợp đồng phải có đủ tư cách pháp lý, hàng hóa trên hợp đồng phải được phép mua bán và hợp đồng ngoại thương phải có các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật.

Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty

Hoạt động xuất nhập khẩu bao gồm nhiều công đoạn, quy trình phức tạp và có liên quan đến nhiều chủ thể khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng định hướng chiến lược để hoạt động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao và thích nghi kịp thời với những biến động đến từ môi trường bên ngoài. Việc định hướng chiến lược cũng góp phần cải thiện khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh trong từng thời kỳ. Không có chiến lược, doanh nghiệp sẽ chịu sự dẫn dắt của thị trường và đối thủ cạnh tranh mà không có khả năng tự chủ trong các bước dịch chuyển của mình.